Тематичний архів статей

Erp-Системи Для Аптеки: Надмірність Або Необхідність?


На українському фармацевтичному ринку сьогодні дуже серйозна конкуренція, причому аптечні мережі вже контролюють більше половини вітчизняного ринку ліків. Це середньоєвропейський показник.

Щорічно в Україні продається ліків на 2,5 млрд гривень. Подальший розвиток мережевого аптечного бізнесу буде ще більш динамічним. Досвід показав, що об'єднання аптек в мережі дає можливість перерозподілити кошти на підтримку нерентабельних торговельних точок, адже, як правило, нова аптека починає приносити прибуток через рік після відкриття. Популярність торгового імені і хороша репутація спрощують відкриття кожної наступної мережевий аптеки.

У сформованих умовах кризи ліквідності і колапсу фондових ринків, починаючи з 42-го тижня 2008 р. обсяг фармацевтичного ринку в грошовому вираженні в доларовому еквіваленті різко пішов на спад і вже в 44-й тиждень вийшов на обсяг 2007

Проте ринок аптечних продажів поки росте в грошовому виразі в національній валюті. Однак в останні тижні темпи приросту підтримуються в позитивній шкалою тільки завдяки інфляційної складової.

Особливої уваги заслуговують 44 і 46-й тижні, які наочно демонструють, що покупець всупереч основної тенденції попередніх півтора років починає менше споживати або перемикатися на недорогі ЛЗ (див. індекс заміщення), а підвищення ціни призводить до відчутного зниження обсягу продажів (див. індекс еластичності).

В Україні близько 21 тис. точок, де продаються медичні препарати, однак основні параметри їх діяльності (рівень цін, асортимент ЛЗ, що надаються знижки) на сьогоднішній день досить схожі.

Відмінними рисами є рівень сервісу, продажів і менеджменту. У свою чергу споживачі приділяють все більше уваги тому, хто і як пропонує їм той чи інший товар.
 У нинішній ситуації досягнення головної мети будь-якого аптечного закладу - отримання прибутку - з кожним днем стає все більш складним завданням. Отже, конкуренція між аптечними установами посилюється, що змушує всіх учасників фармацевтичного ринку вибирати більш активні методи конкурентної боротьби і застосовувати новітні розробки і різні моделі маркетингових і торгових стратегій.

Як і вся наша економіка, аптечне справу за останні двадцять років зазнало чимало суттєвих змін. З державних установ, що підкоряються Міністерству охорони здоров'я, аптеки перетворилися на сегмент ринкової економіки (з вельми різноманітним складом власників) і сьогодні повинні дбати не тільки про самопочуття громадян, яких вони забезпечують ліками, але й про своє "економічне здоров'я" - ефективності, рентабельності, конкурентоспроможності та інших важливих показниках. Крім цих параметрів, що характеризують аптеки як підприємства роздрібної торгівлі, їх діяльність регламентується низкою спеціальних законів та підзаконних актів, що робить фармацевтичний бізнес вельми непростим.

Вижити в конкурентному середовищі і активно розвиватися фармацевтичним підприємствам допомагають сучасні інформаційні технології.

Одна з основних тенденцій роздробу - освіта торговельних мереж - не минула і аптечний бізнес: сьогодні тут також йде активне "мережеве будівництво", що супроводжується перерозподілом об'єктів між державним і комерційним секторами (на користь збільшення останнього). Це відбувається шляхом, з одного боку, укрупнення невеликих мереж, а з іншого - поглинання цих же невеликих мереж "монстрами" фармацевтичного ринку. Крім того, великі аптечні мережі не тільки купують або витісняють з ринку незалежні аптеки, а й інтегрують їх у свій бізнес іншими способами, формально зберігаючи їх незалежність (франшиза, договору про постачання і т. п.). При цьому періодично відбувається поява нових брендів, які претендують на свою нішу у фармацевтичній роздробі.

Аптечні мережі є сьогодні найбільш життєздатними і прибутковими підприємствами роздрібного сектора вітчизняного фармринку. Ця тенденція об'єктивна, адже в умовах жорсткої конкуренції мережева структура на відміну від одиничної аптеки володіє великими ресурсами для створення ефективно діючих фінансових, закупівельних, маркетингових та управлінських систем. І, звичайно, аптечна мережа має набагато більше можливостей для впроваджень передових технологій, без використання яких сучасному підприємству роздрібної ланки не обійтися.

Комплексна автоматизація управління та обліку підприємства за допомогою ERP-систем на сьогоднішній день - один з найбільш ефективних і функціональних інструментів систематизації роботи ключових бізнес-процесів контролю внутрішніх і зовнішніх ресурсів.

З необхідністю автоматизації торговельної діяльності стикаються багато торговельних фірм, але саме в аптечних установах перехід на нові технології став не тільки велінням часу, але і життєво важливою запорукою їх успішного функціонування.

Як причини цього можна виділити наступні:

велика номенклатура, що вимагає оперативного обліку та управління; високі вимоги страхових компаній до наданих звітів; велика різноманітність і кількість оптових постачальників, отже - пропозицій, з яких необхідно вибрати оптимальне; загострення конкурентної боротьби - реальне зменшення норми прибутку, що вимагає від підприємств вчитися працювати з мінімальними витратами.

Аптека - це в першу чергу точка, де здійснюється продаж, тому багато бізнес-процеси тут ті ж, що і в звичайному магазині. Перелік завдань, які підлягають автоматизації в окремої (самостійної) аптеці, включає в себе:

бухгалтерський облік; замовлення товару у постачальників (широкий асортимент і наявність великого числа постачальників диктують необхідність реалізації електронного замовлення із застосуванням спеціальних можливостей для порівняння цін різних постачальників); аналіз руху товарів і формування аналітичних звітів по різних групах товарів; реєстрація та облік продажів.

Для аптечної мережі список таких завдань буде більш довгим. У нього входять ведення класифікаторів товарів, централізований фінансовий та планово-економічний облік, логістика (перекидання товару зі складу в роздрібні точки), управління персоналом. Крім цього, залежно від прийнятих схем роботи замовлення товару у постачальників може здійснюватися або централізовано, або самими точками продажу (тобто децентралізовано). Те ж відноситься і до ціноутворення: розцінка фармпрепаратів може здійснюватися як безпосередньо в аптеках, так і в центральному офісі.

Крім того, сьогодні в роздробі для активізації продажів застосовують цілий спектр інструментів для підвищення лояльності споживачів. Один з них - дисконтні програми різного типу. Вони включають в себе проведення обмежених у часі дії рекламних акцій; крім того, затребуване ведення автоматизованої роботи з лікарями і можливість бронювання товару по телефону.

Однак крім завдань, схожих з завданнями будь роздрібної точки (або мережі магазинів), в аптечній справі існує чимало специфічних бізнес-процесів, що вимагають нестандартного підходу та інших (ніж у звичайній торгівлі) алгоритмів рішення.

По-перше, аптечні мережі працюють з величезним асортиментом і практично всі товари в аптеці мають терміни придатності. Це висуває специфічні вимоги до інформаційної системи, яка повинна мати у своєму розпорядженні функціоналом для обліку строків придатності кількох тисяч позицій.

Ще однією особливістю товарного асортименту в аптеці є наявність декількох видів одного і того ж препарату: це може бути один медикамент у різних формах випуску - спрей, гель, мазь і т. д., в різних дозуваннях, препарати для дітей, дорослих і т. д. ERP-система повинна дозволяти переглядати і вибирати товарні позиції, переміщаючись по каталогу товарів, створюючи підгрупи в рамках однієї групи товару, і допомагати здійснювати оперативний пошук препарату в процесі роботи з клієнтом.

По-друге, в аптеках ведеться суворий партійний облік (іноді облік за серійними номерами.

Тут є своя специфіка: всі вступники партії субстанцій, препаратів проходять в аптеках обов'язковий вхідний контроль. Всі дії, пов'язані з отриманням, виробництвом, розподілом, в тому числі і з контролем, описуються стандартними процедурами. Контроль виконується відповідно до фармакопеєю, збірником стандартів і положень, що регламентують якість лікарських засобів (ЛЗ). Унікальний номер привласнюється кожній партії для того, щоб можна було на готовий препарат зібрати досьє серії, де зазначаються місце та дата придбання всіх компонентів (субстанцій, допоміжних речовин), які входять в готовий препарат згідно специфікації, а також наводяться результати випробувань цих компонентів, умови виробництва та перебіг технологічного процесу (скільки, при якій температурі дотримувалися суміш, які відбувалися реакції і т . д.). Крім того, існує таке поняття, як специфікація. Це перелік речовин, що входять в готовий препарат. Зазвичай тут вказується, яку вологість або яку концентрацію активної речовини в субстанції повинні мати компоненти, з яких готується ЛЗ, а, отже, та інформаційна система повинна мати функціонал для роботи з урахуванням маси, вологості, вмісту активної речовини.

Стосовно готових препаратів важливість партійного обліку також не викликає сумніву, так як можуть виникнути ситуації, коли необхідно вилучити цілу партію бракованого товару. Виробникові треба знати, куди вона розійшлася - за якими торговим точкам, через яких дистриб'юторів. ERP-система повинна давати можливість відстежити шлях руху бракованого товару практично до купівельного чека.

Експерти називають ще ряд функцій, обов'язкових для аптечної інформаційної системи: розцінка товару в Відповідно до правил регульованого ціноутворення на окремі групи ЛЗ, посерійного облік ЛЗ і відстеження забракованих серій, наявність функції відпустки за пільговими та безкоштовними рецептами та персоніфікований облік відпустки даного виду ЛЗ хворим, які мають право на пільги; відстеження фальсифікатів, контроль за обов'язковим асортиментом, спеціальний облік ряду груп ЛЗ - сильнодіючі ЛЗ, групи А і Б та ін; організація довідкової служби з функцією надання інформації про наявність товару в будь-якому підрозділі аптечної мережі в режимі реального часу, взаємодія автоматизованої системи управління аптекою з зовнішніми довідковими системами, робота з банківськими картами; можливість використання подарункових сертифікатів, промоакцій, торгівлі "за зразками".

Для забезпечення всіх цих запитів необхідні ERP-системи, що володіють відповідним функціоналом.

Базовий комплект ERP для аптеки повинен містити такі блоки:

Блок «ЗАКУПІВЛЯ ». Формування замовлень постачальнику, реєстрація надходження сировини і товарів, контроль виконання замовлень, повернення сировини і товарів постачальникам і підготовка інформації для обліку взаєморозрахунків з постачальниками. Блок« ВЗАЄМОРОЗРАХУНКИ ». Облік взаєморозрахунків з постачальниками і, можливо, покупцями; формування друкарських форм платіжних документів . Блок повинен дозволяти фіксувати результати господарських операцій між підприємством і контрагентами. Блок «СКЛАД». Цей модуль повинен забезпечувати облік внутрішніх товарних потоків: надходження, переміщення і відвантаження товарів, списання і інвентаризацію. Інформація даного блоку використовується для контролю залишків на складах і в торгових залах в розрізі товарів і серій товарів, контроль термінів придатності препаратів. При передачі товарів у торгові зали блок повинен провести їх етикетування. Блок «ПРОДАЖ». Реєстрація та оформлення продажів товарів та надходження грошових коштів від покупців, надання знижок покупцям і контроль знижок. Цей ж модуль відповідає за призначення, зміна та контроль роздрібних цін, списання собівартості проданих товарів. Інформація про результати продажів використовується при складанні замовлень на поставку. При оформленні продажів можуть застосовуватися контрольно-касові машини або POS-термінали. Блок «КОШТИ». Облік і контроль руху грошових коштів, як готівки, так і безготівкових. Функціональні можливості даного блоку невеликі: легко помітити, що єдиним джерелом коштів є покупці; грошові кошти можуть бути використані тільки для оплати вступників товарів. Блок «ВИРОБНИЦТВО». У деяких аптеках є спеціальні служби (відділи, лабораторії) з виготовлення препаратів (ліків) за рецептами покупців. Для таких підприємств необхідний блок обліку виробництва препаратів з відповідних інгредієнтів, що включає в себе калькулювання та контроль вартості отримуваних товарів, списання собівартості інгредієнтів.

В автоматизованих системах велику значимість має підтримка актуальності та достовірності даних. З різних причин - пересортиця, помилки введення даних, розкрадання, бій і так далі, - часто виникають розбіжності між інформацією про залишки в системі обліку та фізичними залишками товарів.

Тому особливу увагу слід приділяти маркування товарів перед їх відпусткою в торгові зали та своєчасної звірці даних у системі обліку з фізичними залишками (інвентаризація). Маркування товарів перед безпосереднім відпусткою в торгові зали також дозволяє здійснювати більш повний контроль над продажем товарів.

Отже, можна сформулювати сучасні вимоги до систем обліку та управління для більшості підприємств роздрібної торгівлі медикаментами:

автоматизація всього оперативного обліку; використання для обслуговування покупців пасивних ККМ або активних POS-терміналів, обладнаних сканером штрих-коду; проста і зручна схема оприбуткування товару та його маркування; облік товарних залишків у розрізі серій по відділах і цінами збуту; схема контролю складських залишків і формування дефектовочних відомостей; схема контролю відпускних цін для препаратів, включених до «Переліку ..."; гнучка система часових і соціальних знижок, а також знижок на категорії препаратів; можливість рецептурного обслуговування та виготовлення препаратів ; посерійного облік медикаментів; попартійна облік фармацевтичних засобів.

Ключовими критеріями при виборі ERP-системи є:

вартість базового комплекту і послуг технічної підтримки (що особливо критично для немережевих аптек); можливість своєчасних доробок системи під нові вимоги ринку та побажання замовника (користувача); невисокі вимоги до обладнання (сервер, робоче місце директора, робоче місце касира) - це дозволяє уникнути додаткових витрат на закупівлю нового обладнання та використовувати вже наявні комп'ютери; підтримка системою великого спектру периферії (фіскальні реєстратори, сканери штрихкоду, дисплеї покупця, термопринтери друку штрих-коду і т. п.), наявність і доступна ціна додаткових модулів для збільшення функціонала базового комплекту (особливо важливо для динамічно розвиваються аптечних установ); здатність взаємодіяти з найбільш поширеними програмами бухгалтерського обліку.

Дуже важливо, щоб в ERP -системі була можливість оперативної консолідації даних для швидкого обміну інформацією про наявність товару в режимі реального часу як між кількома аптеками однієї мережі, так і між аптеками мережі і центральним офісом.

Центральний офіс одержує від аптек звіти про реалізацію товарів і на їх основі здійснює планування закупівель. Надзвичайно важлива також масштабованість ERP, особливо на сучасному етапі, коли аптечні мережі швидко збільшуються. Якщо компанія зростає більш ніж на 30% в рік, це означає, що система повинна легко справлятися зі збільшенням числа користувачів.

Велика кількість периферійного обладнання, підтримуваного системою, набуває особливої актуальності для міжрегіональних аптечних мереж.

Важливий для мережевих аптек і такий критерій, як вартість доопрацювання ПЗ за індивідуальними замовленнями: як правило, великі аптечні мережі з часом виробляють власне ноу-хау, слідуючи маркетинговим тенденціям у своїх регіонах, і надають запити на доопрацювання ПЗ з урахуванням місцевої специфіки.

Іншими словами, клієнт в кінцевому підсумку купує не програму, а технологію, в якій істотні не тільки функціонал ERP-сістемs, але і час впровадження
 


  Схожі новини:
  •  Безкоштовна Універсальна Облікова Система Малого Підприємства Кіш Lack/вус ...
  •  Облік У Магазині, З Використанням Сканера Штрих Коду
  •  Компанія "1С: бухоблік і торгівля" (Біт) - Офіційний Партнер Фір ...
  •  Фармацевтичний Рітейл У США
  •  Холдинг Avirsa Підвищує Ефективність всіх напрямках діяльності за допомого ...