Тематичний архів статей

Автоматизація складського обліку: Поради Професіоналів. Семінари


Маршрути руху товарів до кінцевих споживачів можуть бути самими різними. Але незалежно від довжини і складності цих маршрутів, товари неодмінно, хоча б один раз, потрапляють на склад.

Склад - це не просто місце, де зберігаються товарно-матеріальні цінності. Це один з найважливіших джерел інформації про те, наскільки успішно працює фірма, тобто наскільки продумані її асортиментна і цінова політика, яка ефективність роботи служби закупівель та служби продажів і т.д.

В даний час для торгівлі найбільш актуальним є оперативне отримання інформації. Як йдуть продажу, коли варто замовити нову партію товарів, який продукт розходиться швидко, а який не йде, чи вистачить складських запасів на сьогодні, якщо швидкість продажів вже відома, не закінчився термін зберігання у швидкопсувної продукції? Над цими та подібними питаннями замислюються керівники торгових фірм. Якщо директор магазину, не кажучи вже про директора супермаркету з величезною номенклатурою, буде сподіватися тільки на продавця, який записує в зошит, скільки продано пакетів соку, або на товарознавця, який знає, скільки кілограмів цукерок повинен отримати магазин сьогодні, то зібрати воєдино всю інформацію він не зможе ніколи.

Великою проблемою сьогодні, коли прилавки магазинів і склади оптових фірм далеко не порожні, стають коливання попиту. Потрібно вміти регулювати наявність товарів в залежності від купівельного попиту. При веденні сумового обліку в зошитах неможливо визначити чисельне зміна потреби покупців по днях тижня, від місця розташування магазину, від наявності або відсутності реклами, так як дуже трудомістка обробка даних вручну. А відсутність подібної статистики веде до затоварювання. Мало того, що товар може зіпсуватися, але для більшості учасників торгового ринку вкрай важливо, що вкладені фінанси виявляються замороженими, падають обороти і зростають збитки.

Не варто забувати і про так званий "людський фактор" - помилки та зловживання. Якщо перші носять ненавмисний характер (помилки в розрахунках, брак кваліфікації у бухгалтера), то другі - цілком свідомі і простягаються від "лобіювання" співробітником магазина або оптової фірми "своїх інтересів" до примітивного злодійства. І знову ж таки, якщо в магазині немає добре поставленого обліку і контролю, ведеться лише сумовий облік, а кількісний не ведеться, то виявити пересортицю, "ліві" продажі, підміну товарів та їх крадіжки досить важко. Де ж вихід?

Сьогодні на ринку інформаційних технологій пропонується досить великий вибір рішень для різних рівнів. Це, по-перше, бухгалтерські програми, що дозволяють вести облік діяльності компанії, руху її коштів і відображати це у відповідній звітності, по-друге, торгово-складські системи, що дають можливість відстежувати й аналізувати рух товарів і забезпечують оперативний облік.

Навіть застосування лише бухгалтерських систем дає певних ефект - зменшується час на рутинні числові розрахунки, кількість помилок. Полегшується і формування звітів, які потрібно здавати в податкову інспекцію та інші контролюючі органи. За даними бухгалтерського обліку можна провести і найпростіший аналіз фінансово-господарської діяльності. Недолік його буде тільки в тому, що такий аналіз не завжди застосуємо для оперативного управління. Бухгалтерський облік - це констатація доконаних фактів (оплат, продажу, повернень, переміщень товарів і т.д.), яка іноді відстоїть від самих фактів на досить помітний відрізок часу.

Торгові системи відрізняються тим, що у великій мірі дозволяють налагодити саме оперативний облік, контроль за рухом товарів, аналіз товарообігу і грошових потоків і стан взаєморозрахунків з постачальниками і партнерами. Такі можливості торговельних систем дозволяють, аналізуючи товарообіг, керувати ним і великою мірою планувати його. Якщо торгова система поєднана з модулем бухгалтерського обліку, це дає можливість не тільки зменшити кількість помилок (інформація вводиться в систему один раз - в місці її виникнення, а використовуватися може в різних місцях системи), але і посилити функціональність.

В даний час на ринку програмних продуктів представлено безліч систем, призначених для автоматизації складу, але вибрати програмну розробку, яка найбільш повно відповідала б вимогам конкретного підприємства - непросте завдання. Як це зробити?

Сьогодні основними критеріями при виборі програм є можливість роботи в мережевому режимі, швидкодія, надійність, функціональна повнота, і зручність роботи. На які моменти слід звернути увагу при виборі системи для автоматизації складського обліку ?

Гнучкий підхід до врахування особливостей і властивостей складованої номенклатури - одне з найважливіших властивостей складської системи. В одних випадках вкрай необхідний контроль термінів придатності, в інших - роздільний облік за розмірами, кольорами, марками, сортами і т.д. Ряд підприємств, наприклад, ті, які здійснюють торгівлю комп'ютерами, мають потребу в наявності функціональних можливостей з оформлення операцій комплектації. Для підприємств, що працюють з великою номенклатурою товарів, вкрай важлива програмна підтримка обліку за партіями. Це потрібно для правильного визначення ціни списання та контролю терміну придатності тієї чи іншої партії товару чи продукції. Таким чином, при виборі системи для складу слід звернути увагу на те, наскільки добре вона адаптується до номенклатурної специфіки, характерної для даного підприємства.

Тема ведення складського обліку тісно пов'язана з розрахунками постачальниками і покупцями. Працівникам служби закупівель/постачання потрібно вчасно оформити замовлення на решту суми на складі номенклатуру, перевірити, прибула вона у повному обсязі і в строк і, зрозуміло, простежити чи правильно пройшли платежі. При роботі з клієнтами потрібно відслідковувати умови поставок, резервувати номенклатурні позиції по замовленнях, контролювати своєчасність оплати товарів або продукції, правильність застосування знижок, перевищення ліміту кредиту і т.д. Крім того, форми роботи та технологія оформлення угод з постачальниками та клієнтурою можуть бути самими різними. Стало бути, обираний програмний продукт повинен у повному обсязі підтримувати всі схеми відносин з партнерами по бізнесу, які використовуються на підприємстві і здійснювати виписку всіх супровідних документів з мінімальними витратами часу та зусиль.

У системі для складу, безумовно, повинні бути і засоби для аналізу запасів. Для збільшення оборотів і прибутку підприємства важливо мати постійну інформацію про оборотність запасів і про те, які товари або види продукції приносять найбільший дохід.

Для бухгалтерів особливу важливість представляють такі нюанси, як адаптованість системи до змін у податковому законодавстві, підтримувані нею методи оцінки собівартості запасів і умови формування проводок по документах. Нерідко буває так, що співробітники складу та бухгалтерії використовують різні програмні продукти, в результаті чого можуть виникнути проблеми з експортом даних з однієї програми в іншу. Тому облік бізнес-процесів бажано здійснювати на єдиній інформаційній основі. Тільки тоді буде можна говорити і про достовірність оцінки господарської діяльності, і про прийняття мотивованих управлінських рішень.

Включення в роботу торговельної системи можливості роботи з обладнанням штрих-сканування і штриховими принтерами істотно скорочує час обробки прибуткових документів і час проведення інвентаризації на торговому підприємстві, що знижує кількість помилок і підвищує продуктивність роботи співробітників.

Складська система - це дуже ефективний інструмент, який, тим не менше, сам по собі не працює. Мало того, їм необхідно ще навчитися правильно користуватися. Торгова система - це тільки частина нової технології обліку, впровадження якої не зводиться до простого налаштування програми на комп'ютер. За установкою слід настройка програми і пояснення їй тонкощів Вашого обліку. При цьому, якщо облік у вас вівся неправильно, це неминуче виявиться.

Цілком ймовірно, що ви не зможете справитися з налаштуванням самостійно. Чим складніше облік і крупніше фірма, тим швидше вам доведеться звернутися до фірм, що спеціалізуються на настройці торговельних систем.

Не економте гроші - купуйте комплекс послуг, включаючи саму програму, навчання, установку, настройку, консультації та супровід - тільки тоді ви отримаєте реальний результат.

Після покупки Вам доведеться зайнятися створенням "електронної нервової системи" Вашого підприємства, тобто це сукупності електронних процесів, за допомогою якої Ваша компанія буде сприймати світ і адекватно реагувати на зміни, що відбуваються в ньому. Комп'ютер вимагає повної чіткості і визначеності, тому Ви повинні навести порядок в своєму обліку, інакше ніколи не зможете впровадити складську програму.

"Електронна нервова система" не гарантує правильних рішень. Зате вона позбавить Вас від тягаря старих паперових процесів, і у Вас вивільниться час, щоб над цими питаннями замислитися. Вона дасть Вам дані, щоб Ви могли почати думати негайно, вона вчасно забезпечить Вас інформацією про тенденції розвитку бізнесу. Нарешті, "електронна нервова система" дозволить фактам і ідеям швидко спливати на рівень вищого керівництва, від людей, що володіють інформацією, пов'язаної з вирішення нагальних питань, - до речі, дуже ймовірно, що вони знають і багато з відповідей. І найголовніше - "електронна нервова система" дозволить Вам робити все це швидко і безпомилково.

1) Ми пропонуємо Вам семінар-презентацію системи автоматизації бізнес-процесів "СКІФ". Мета семінару - Ознайомити учасників з розробленим компанією комплексом інструментальних засобів, що підтримує автоматизацію сучасного бізнесу, та поділитися практичним досвідом його впровадження.

2) Семінар орієнтований на:
- Керівників підприємств;
- Керівників IT-відділів, відділів продажів, закупівель, маркетингу, складів і т.д.;
- Топ менеджерів підприємств.
Участь у семінарі буде особливо цікаво малим і середнім компаніям потребують комплексної автоматизації бізнес-процесів.

3) Початок семінару 11-00, закінчення 14-00.

У програмі семінару:
11.00 - 11.45
 Автоматизація бізнесу
 - Навіщо потрібна автоматизація
 - Що автоматизувати
11.45 - 12.00 Кава-брейк
12.00 - 12.45
 Презентація системи СКІФ
 Впровадження
 - Що необхідно знати
 - Часто зустрічаються проблеми
 - Витрати на впровадження
 Супровід системи
 - Технічна підтримка
 - Модернізація системи в міру розвитку бізнесу
12.45 - 13.00 Кава-брейк
13.00 - 14.00
 Ефект від впровадження
 Круглий стіл
Доповідачі:

Бубер Володимир (Керівник відділу тех. Підтримки, кандидат фіз.-мат. Наук, доцент)

Новачків Максим (Генеральний директор)
Учасники семінару отримають матеріали для ознайомлення на CD.

Зареєструватися на семінар


  Схожі новини: {related-news}